Sebelum Memilih Tugas untuk Diotomatiskan, Coret Dulu yang Tidak Perlu

Sudah Diotomatiskan, Malah Tambah Sibuk

Pekerjaan rekonsiliasi yang biasa memakan dua jam per minggu dipindahkan ke sebuah skrip. Skripnya jalan dengan baik. Tapi setiap Senin pagi tetap ada yang membuka log untuk memastikan hasilnya benar, dan ketika angkanya terasa janggal, membuka lagi berkas sumbernya untuk mencari di mana mulai melenceng.

Pekerjaannya tidak hilang, hanya berganti bentuk. Dua jam mengerjakan berubah menjadi dua puluh menit memeriksa, ditambah setengah hari yang sesekali meledak. Rata rata memang turun, rasanya tidak. Dulu selesai berarti selesai. Sekarang selesai baru sah setelah ada yang memastikan.

Evaluasi otomasi biasanya meleset persis di titik ini. Semua orang bertanya berapa hari waktu pembuatannya. Nyaris tidak ada yang bertanya berapa jam per bulan yang menempel setelah jadi. Dalam percakapan penawaran, hanya angka pertama yang kelihatan.

Dua Angka Sudah Cukup: Frekuensi dan Pengecualian

Sisi penghematan mudah dihitung: waktu per proses dikalikan jumlah proses per bulan. Sampai di sini semua orang bisa. Yang sering terlewat adalah sisi pengurangannya. Kurangi waktu yang dihabiskan orang saat pengecualian muncul, waktu memperbaiki ketika sistem lawan berubah, dan waktu memverifikasi bahwa hasilnya benar. Sisanya baru penghematan yang betul betul masuk kantong. Dari ketiga pengurang itu, pengecualian paling berat. Kalau dua dari sepuluh proses menarik orang kembali, penanggung jawabnya tetap harus menyimpan pekerjaan itu di kepala, dan penghematannya menyusut dari jam menjadi beberapa klik. Pekerjaan dengan banyak pengecualian bukan kandidat otomasi, melainkan kandidat pembenahan aturan.

Frekuensi lebih blak blakan. Pekerjaan yang datang sekali per kuartal umumnya lebih murah dikerjakan manual, sekalipun sekali duduk memakan tiga jam. Skrip yang ditulis untuk empat kali jalan setahun biasanya sudah rusak di jalan ketiganya, dan waktu memperbaikinya lebih panjang daripada mengerjakannya sendiri.

Yang Rusak Biasanya Sistem Milik Orang Lain

Otomasi jarang mati karena kodenya menua. Ia mati karena pihak seberang bergeser. Pemasok menambah satu kolom pada berkas yang mereka kirim. Halaman admin dirombak. Autentikasi dua faktor tiba tiba muncul di layar masuk. Semakin sebuah pekerjaan bersandar pada sisi yang tidak bisa kita sentuh, semakin diam diam biaya perawatannya menumpuk.

Karena itu saat memilih kandidat, tanyakan dulu apakah bentuknya masih sama enam bulan lagi, baru tanyakan apakah sekarang bisa jalan. Pekerjaan yang lewat antarmuka resmi bertahan lama. Pekerjaan yang membaca nilai dari tampilan layar berhenti begitu pihak sana mengganti desain. Sistem internal ada di tengah, karena setidaknya kita tahu kapan ia berubah. Tugas yang sama punya umur berbeda tergantung lewat pintu mana ia masuk, dan umur itulah yang jadi penyebut dalam hitungan balik modal.

Kirim Daftarnya, Kita Coret Bersama

Kalau ada beberapa pekerjaan yang ingin diotomatiskan, kirim saja daftarnya apa adanya. Otomasi alur kerja Weple dimulai dari memilih apa yang harus dikeluarkan dari daftar itu. Kami mempersempit kandidat lewat tiga ukuran: seberapa sering berulang, seberapa banyak pengecualian menyelinap masuk, dan seberapa besar ketergantungannya pada sistem pihak lain. Sisanya baru kami kerjakan. Kalau hitungannya menunjukkan manual lebih murah, itu juga yang akan kami sampaikan.