قبل اختيار ما تُؤتمته، اشطب ما لا يستحق

حين تزيد الأتمتة انشغالك

مهمة تسوية حسابات كانت تستغرق ساعتين أسبوعياً انتقلت إلى نص برمجي. النص يعمل جيداً. ومع ذلك، في صباح كل اثنين يُفتح السجل للتأكد من صحة المخرجات، وإذا بدا رقم غريباً يُفتح الملف الأصلي بحثاً عن موضع الانحراف.

العمل لم يختفِ، بل غيّر شكله. ساعتان من التنفيذ صارتا عشرين دقيقة من المراجعة، يضاف إليها نصف يوم ينفجر بين حين وآخر. المتوسط انخفض، والإحساس لم ينخفض. كان الانتهاء سابقاً انتهاءً، أما الآن فلا ينتهي العمل إلا بعد أن يؤكده أحد.

هنا تنحرف معظم دراسات الأتمتة. الجميع يسأل عن عدد أيام البناء، وقلّ من يسأل عن عدد الساعات التي تلتصق شهرياً بعد أن يكتمل. في حديث العروض، الرقم الأول وحده هو الظاهر.

رقمان يكفيان للحسم: التكرار والاستثناءات

جانب التوفير سهل: زمن التشغيلة الواحدة مضروباً في عدد التشغيلات شهرياً. إلى هنا يصل الجميع. ما يسقط عادةً هو جانب الطرح. اطرح الوقت الذي يقضيه إنسان عند وقوع استثناء، ووقت الإصلاح حين يتغير النظام في الطرف الآخر، ووقت التحقق من صحة النتيجة. ما يتبقى بعد ذلك هو التوفير الذي يصل إلى اليد فعلاً. أثقل هذه المطروحات هو الاستثناء. فإذا كانت تشغيلتان من كل عشر تستدعيان إنساناً، بقي المسؤول حاملاً المهمة في رأسه، وانكمش التوفير من ساعات إلى نقرات. المهمة كثيرة الاستثناءات ليست مرشحة للأتمتة، بل مرشحة لترتيب قواعدها أولاً.

أما التكرار فأصرح من ذلك. مهمة تعود مرة كل ربع سنة يبقى تنفيذها يدوياً أرخص، ولو استغرقت ثلاث ساعات في الجلسة الواحدة. النص المكتوب لأربع تشغيلات في السنة يكون قد تعطّل عند تشغيلته الثالثة غالباً، ووقت إصلاحه حينها أطول من وقت العمل باليد.

ما ينكسر يقع عادةً في نظام غيرك

الأتمتة نادراً ما تموت لأن الشيفرة تقادمت. تموت لأن الطرف المقابل تحرّك. المورّد يضيف عموداً إلى الملف الذي يرسله. لوحة الإدارة يُعاد تصميمها. تظهر المصادقة الثنائية في شاشة دخول لم تكن تعرفها. وكلما اتكأت المهمة على جانب لا تملك تغييره، تراكمت كلفة صيانتها بصمت.

لذلك عند اختيار المرشحين، اسأل أولاً إن كان الشكل سيبقى نفسه بعد ستة أشهر، ثم اسأل إن كان يعمل اليوم. المهام التي تمر عبر واجهة رسمية تعمّر طويلاً. المهام التي تقرأ القيم من الشاشة تتوقف بمجرد أن يبدّل الطرف الآخر التصميم. الأنظمة الداخلية تقع في المنتصف، لأننا على الأقل نعرف موعد تغييرها. المهمة نفسها يختلف عمرها باختلاف الباب الذي تدخل منه، وذلك العمر هو المقام في حساب استرداد الكلفة.

أرسل القائمة ولنشطب منها أولاً

إن كانت لديك عدة مهام تودّ أتمتتها، أرسل القائمة كما هي. أتمتة سير العمل لدى Weple تبدأ باختيار ما يجب إخراجه من تلك القائمة. نضيّق المرشحين بثلاثة مقاييس: كم مرة تتكرر المهمة، وكم استثناءً يتسلل إليها، وإلى أي حد تعتمد على أنظمة لا نملكها. ثم نبني ما تبقّى. وإن أظهر الحساب أن العمل اليدوي أرخص، فهذا أيضاً ما سنقوله لك.