表計算は重くなる前に食い違いはじめる

シートは値を黙って書き換える

Excel は入力した値をそのまま置いておかない。マイクロソフトは自社の文書に自動変換を四つ挙げている。数字に見えるテキストから先頭のゼロを外して数値にすること、15桁を超える数値を15桁で切って指数表記にすること、アルファベットの E を挟んだ数字を指数として読むこと、文字と数字が続いた文字列を日付に変えること。精度の上限は15桁で、16桁以上の数字は15桁目より後がゼロに落ちる、と同じ会社が書いている。

引っかかる値は会社ごとにだいたい決まっている。ゼロから始まる電話番号と郵便番号、桁を揃えるためにゼロを前に付けた注文番号、16桁のカード番号、文字と数字を混ぜた品番。CSV を開くときも、別の画面からコピーして貼るときも、置換をかけるときも、この変換は一緒に走る。

厄介なのは、これがエラーに見えないことだ。セルには数字がおとなしく収まっていて、合計も出る。数か月後にそのファイルをシステムへ移すと、書き換えられた値がそのまま移る。そして今度は新しく作った側が間違っているという話になる。だから移行の最初の手順は移すことではなく突き合わせだ。元の値がどこかに残っている項目から数行ずつ抜き出して、目で確かめる。

上限に届いて移す会社はまれだ

Google の公式ヘルプは、スプレッドシート一つにつき1,000万セルまたは18,278列までと書いている。Excel のワークシート一枚は1,048,576行と16,384列だ。一日100件の注文を一行ずつ積んでも、この数字に届くには何十年もかかる。容量が理由でシートを出ていく会社は、思うより少ない。

実際に止まるのはファイル一つの中ではなく、複数のファイルのあいだだ。見分け方は短い。同じ問いに二つのファイルが違う答えを返すか。先月の売上、いま棚に残っている在庫数、この客の連絡先。どれか一つでも開くファイルによって答えが変わるなら、そこが移す時期だ。

複製は怠けたから生まれるのではない。一緒に直していて一行消えた経験があると、各自が控えを持つようになる。一部だけを見せる方法がないと、その人の分だけ切り出して別ファイルにする。シートはファイル単位で開くので、列を一つだけ隠すことができない。複製が増えた会社は、たいていこの二つのどちらかを先に経験している。

そのまま移すと規則が抜け落ちる

シートが回っているのは、担当者が目で隙間を埋めているからだ。名前の似た二行を見て同じ人だと分かり、空欄を見てまだ届いていない値なのか該当なしなのかを判断する。システムはその隙間を埋められない。代わりに作る前に尋ねる。答えがないと開発は始まらない。

• 一行は何か。注文一件か、その注文に入った商品一つか。
• 同じ客を同じ客だと見分ける項目はどれか。名前は重なり、電話番号は変わる。
• 空でよい欄と、空にしてはいけない欄はどこか。
• 過去の記録を直せるか。直したとき、誰がいつ直したかは残るか。
• 誰が入力し、誰は見るだけか。

この五つが決まれば、あとは道具を選ぶ話になる。決めないまま作ると、二か月後にまた複製が生まれる。人がシートに戻る理由はシステムが遅いからではなく、システムが受け付けない入力が毎日一つずつ出てくるからだ。

移す場所と残す場所を分ける

複数の人が一緒に直し、記録が残らないと困るものは移す。注文、在庫、顧客、予約のように、昨日誰が何を変えたかが効いてくるデータだ。一人が自分で計算してみる場所はシートのほうがいい。価格をこう変えたらどうなるか、この条件で絞ると何件か、といった作業である。そこまで画面にすると開発範囲は倍になり、それでいて担当者は見たい角度で見られない。

だから移した後も書き出しは残す。システムで条件を掛けて CSV に落とし、そのファイルをシートで計算する。シートをなくすことが目的ではない。シートが原本の役をやめることが目的だ。

切り替えの日を一日に決めることもしない。しばらくは両方に入力する期間ができる。そのあいだ、どちらが原本かを日付付きで決めておく。両方とも原本なら、移す前と同じ状態に戻る。

いま使っているシートはそのままで始めます

いまお使いのファイルが二、三枚あれば最初の相談になります。Weple のデータ収集と整理は、そのファイルを並べて列名を突き合わせるところから始めます。すでに値が書き換わっている箇所はどこか、一行の単位がファイルごとに違っていないか、いまどのファイルが原本の役をしているか。ここを先に整理してお渡しします。作業を何の単位で数えるかは料金のご案内に書いてあります。移す前に自動化から検討されているなら、自動化する仕事を選ぶ前に、やらない仕事から消すの順序を先にご覧いただくほうが早いです。