試算表是先對不上，才變慢的

試算表會不聲不響地改掉值

Excel 不會把你輸入的東西原樣放著。微軟自己的文件裡列了四種自動轉換：把看起來像數字的文字前面的零去掉並轉成數值，把超過15位的數值截到15位並以科學記號顯示，把字母 E 前後的數字讀成科學記號，把字母和數字連在一起的字串轉成日期。同一家公司也寫明了精度上限：精度到15位為止，所以16位以上的數字，第15位之後的部分會被抹成零。

會中招的值，每家公司其實就是固定那幾類。以零開頭的手機號碼和郵遞區號、為了對齊位數在前面補零的訂單編號、16位的卡號、字母和數字混編的料號。打開 CSV 的時候、從別的畫面複製貼上的時候、做尋找取代的時候，這些轉換都會跟著跑一遍。

麻煩在於它不像錯誤。儲存格裡的數字規規矩矩，加總也算得出來。幾個月後把這個檔案搬進系統，被改過的值原封不動跟著搬過去，然後被說有問題的反而是新做的那一套。所以移轉的第一步不是搬，是核對：凡是別處還留著原始值的欄位，各抽幾列用眼睛對一遍。

撞到上限才搬家的公司很少

Google 官方說明寫明，一個試算表檔案最多1,000萬個儲存格或18,278欄。Excel 的一張工作表是1,048,576列、16,384欄。一天接100張單、一張一列地堆，要碰到這兩個數字得幾十年。因為容量而離開試算表的情況，比想像中少得多。

真正卡住的位置不在一個檔案裡面，而在幾個檔案之間。判斷方法很短：同一個問題，兩個檔案給的答案一樣嗎。上個月的營業額、此刻架上還剩多少、這位客人的聯絡方式。三件裡只要有一件是打開哪個檔案答案就不同，那就是該搬的時候。

副本不是因為偷懶才出現的。一起改的時候掉過一列，之後每個人就都留一份自己的。要讓某個人只看一部分卻沒有辦法只給一部分，就把他那一塊單獨切出來。試算表是按檔案打開的，藏不掉其中一欄。副本一堆的公司，多半是先遇上了這兩件事其中一件。

原樣搬過去，規則會掉在半路

試算表能轉起來，靠的是經手人用眼睛補的那些縫。看到兩列名字相近就知道是同一個人，看到空格就知道是還沒到的值還是根本不適用。系統補不了這些縫，它的做法是動手之前先問，問不出答案，開發就起不了步。

• 一列是什麼。一筆訂單，還是這筆訂單裡的一件商品。
• 靠哪一欄認出同一位客人。名字會重，電話會換。
• 哪些格可以空著，哪些不能。
• 過去的紀錄能不能改。改了之後，是誰、什麼時候改的會不會留下。
• 誰負責輸入，誰只能看。

這五件定下來，剩下的就是挑工具的事。沒定就動手，兩個月後副本照樣長回來。大家退回試算表，不是因為系統慢，是因為每天都會冒出一個系統不肯收的輸入。

分清哪些該搬、哪些該留

幾個人一起改、而且需要留下紀錄的東西要搬。訂單、庫存、客戶、預約，這類資料的重點是昨天誰改了什麼。一個人自己算一算的地方，留在試算表裡更好：價格這樣調會怎樣，按這個條件篩出來有幾筆。把這類計算也做成畫面，開發範圍翻一倍，經手人卻還是沒辦法按自己想要的角度看。

所以搬完之後匯出功能要留著。在系統裡加好條件匯出 CSV，再拿這份檔案到試算表裡算。目的從來不是消滅試算表，而是讓試算表不再當正本。

切換那天也別只排一天。中間會有一段兩邊都在輸入的時期，這段時間要寫清楚哪一邊是正本，並且帶上日期。兩邊都是正本，就等於回到搬家之前。

手上的試算表照用，我們從這裡開始

把你現在在用的兩三個檔案傳過來，第一次溝通就成立了。Weple 的資料蒐集與整理，是先把這幾個檔案並排攤開，從對齊欄位名稱做起。哪些值已經被改過、一列的單位在各個檔案裡是不是同一個、現在哪個檔案在充當正本，這些我們先理清楚交給你。工作按什麼單位計，寫在價格說明裡。如果在搬之前你還在權衡要不要先做自動化，挑要自動化的工作之前，先劃掉不該自動化的那一篇的順序值得先看。