สเปรดชีตเริ่มขัดกันก่อนที่มันจะช้า

สเปรดชีตแก้ค่าโดยไม่บอก

Excel ไม่ปล่อยสิ่งที่คุณพิมพ์ไว้อย่างนั้น ไมโครซอฟต์ระบุการแปลงอัตโนมัติไว้สี่แบบในเอกสารของตัวเอง คือตัดเลขศูนย์นำหน้าออกจากข้อความที่เป็นตัวเลขแล้วเปลี่ยนเป็นตัวเลข ตัดตัวเลขที่ยาวเกิน 15 หลักให้เหลือความละเอียด 15 หลักแล้วแสดงเป็นสัญกรณ์วิทยาศาสตร์ อ่านตัวเลขที่มีตัวอักษร E คั่นเป็นสัญกรณ์วิทยาศาสตร์ และเปลี่ยนสตริงที่ตัวอักษรกับตัวเลขต่อกันให้กลายเป็นวันที่ บริษัทเดียวกันเขียนเพดานไว้ตรง ๆ ว่าความละเอียดหยุดที่ 15 หลัก ดังนั้นตัวเลขตั้งแต่ 16 หลักขึ้นไป ทุกหลักหลังหลักที่ 15 จะถูกปัดเป็นศูนย์

ค่าที่โดนมักเป็นชุดเดิมในทุกบริษัท เบอร์โทรที่ขึ้นต้นด้วยศูนย์ เลขที่ใบสั่งซื้อที่เติมศูนย์ให้ครบหลัก เลขบัตร 16 หลัก และรหัสสินค้าที่ผสมตัวอักษรกับตัวเลข การแปลงพวกนี้ทำงานตอนเปิดไฟล์ CSV ตอนคัดลอกมาวางจากหน้าจออื่น และตอนสั่งค้นหาและแทนที่

ที่ยากคือมันไม่ปรากฏเป็นข้อผิดพลาด ในเซลล์มีตัวเลขวางเรียบร้อยและผลรวมก็ออก อีกไม่กี่เดือนไฟล์นั้นถูกย้ายเข้าระบบ ค่าที่ถูกแก้ไปแล้วก็ย้ายตามไปด้วย แล้วคราวนี้สิ่งที่ถูกมองว่าผิดกลับเป็นของที่เพิ่งสร้าง ขั้นแรกของการย้ายจึงไม่ใช่การย้าย แต่เป็นการเทียบ ทุกช่องที่ยังมีต้นฉบับอยู่ที่อื่น ให้ดึงมาสักไม่กี่แถวแล้วเทียบด้วยตา

บริษัทที่ย้ายเพราะชนเพดานมีน้อย

หน้าช่วยเหลือของ Google ระบุว่าสเปรดชีตหนึ่งไฟล์รับได้ถึง 10 ล้านเซลล์ หรือ 18,278 คอลัมน์ ส่วนเวิร์กชีตของ Excel หนึ่งแผ่นคือ 1,048,576 แถว และ 16,384 คอลัมน์ ถ้ารับออเดอร์วันละร้อยรายการแล้วลงทีละแถว กว่าจะแตะตัวเลขเหล่านี้ต้องใช้เวลาหลายสิบปี เรื่องความจุแทบไม่ใช่เหตุผลที่ทำให้บริษัทออกจากสเปรดชีต

จุดที่ติดจริงไม่ได้อยู่ในไฟล์เดียว แต่อยู่ระหว่างหลายไฟล์ วิธีดูสั้นมาก คำถามเดียวกัน สองไฟล์ให้คำตอบตรงกันไหม ยอดขายเดือนที่แล้ว จำนวนของที่เหลือบนชั้นตอนนี้ เบอร์ติดต่อของลูกค้ารายนี้ ถ้ามีสักข้อที่คำตอบเปลี่ยนตามว่าเปิดไฟล์ไหน นั่นคือจังหวะที่ควรย้าย

สำเนาไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจ เคยแก้พร้อมกันแล้วแถวหายไปหนึ่งแถว จากนั้นทุกคนก็เก็บฉบับของตัวเองไว้ หรือต้องให้ใครสักคนเห็นแค่บางส่วนแต่ไม่มีวิธีให้เห็นแค่บางส่วน ก็เลยตัดเฉพาะส่วนของเขาออกมาเป็นอีกไฟล์ สเปรดชีตเปิดกันทั้งไฟล์ จะซ่อนเพียงคอลัมน์เดียวไม่ได้ บริษัทที่สำเนาเยอะมักผ่านหนึ่งในสองเรื่องนี้มาก่อน

ย้ายทั้งแผ่นแล้วกฎจะหล่นหาย

สเปรดชีตเดินได้เพราะคนดูแลใช้สายตาอุดช่องว่างให้ เห็นสองแถวที่ชื่อคล้ายกันก็รู้ว่าเป็นคนเดียวกัน เห็นช่องว่างก็แยกออกว่าเป็นค่าที่ยังไม่มาหรือไม่เกี่ยวข้องเลย ระบบอุดช่องว่างพวกนี้ไม่ได้ สิ่งที่ระบบทำคือถามก่อนสร้าง และถ้าไม่มีคำตอบ งานพัฒนาก็เริ่มไม่ได้

• หนึ่งแถวคืออะไร ใบสั่งซื้อหนึ่งใบ หรือสินค้าหนึ่งชิ้นในใบนั้น
• ใช้ช่องไหนบอกว่าเป็นลูกค้าคนเดิม ชื่อซ้ำกันได้ และเบอร์โทรก็เปลี่ยน
• ช่องไหนว่างได้ ช่องไหนว่างไม่ได้
• แก้ข้อมูลเก่าได้ไหม ถ้าแก้แล้วเหลือร่องรอยว่าใครแก้เมื่อไรหรือเปล่า
• ใครเป็นคนกรอก และใครดูได้อย่างเดียว

ห้าข้อนี้ตกลงกันได้เมื่อไร ที่เหลือก็เป็นเรื่องเลือกเครื่องมือ ถ้ายังไม่ตกลงแล้วลงมือสร้าง อีกสองเดือนสำเนาก็กลับมาใหม่ คนกลับไปใช้สเปรดชีตไม่ใช่เพราะระบบช้า แต่เพราะทุกวันจะมีข้อมูลสักอย่างที่ระบบไม่ยอมรับ

แยกให้ชัดว่าอะไรย้าย อะไรอยู่ที่เดิม

อะไรที่หลายคนแก้ร่วมกันและต้องเหลือร่องรอยไว้ ให้ย้าย เช่น ออเดอร์ สต๊อก ลูกค้า การจอง ข้อมูลกลุ่มนี้สำคัญตรงที่เมื่อวานใครเปลี่ยนอะไร ส่วนที่คนคนเดียวนั่งคำนวณเอง อยู่ในสเปรดชีตดีกว่า เช่น ถ้าปรับราคาแบบนี้จะเป็นอย่างไร กรองด้วยเงื่อนไขนี้แล้วเหลือกี่รายการ ถ้าทำการคำนวณพวกนี้เป็นหน้าจอด้วย ขอบเขตงานจะเพิ่มเป็นสองเท่า แล้วคนดูแลก็ยังมองข้อมูลในมุมที่ต้องการไม่ได้อยู่ดี

ฉะนั้นหลังย้ายเสร็จให้เก็บฟังก์ชันส่งออกไว้ ใส่เงื่อนไขในระบบแล้วดึงเป็น CSV จากนั้นค่อยเอาไฟล์นั้นไปคำนวณในสเปรดชีต เป้าหมายไม่เคยเป็นการกำจัดสเปรดชีต แต่เป็นการให้สเปรดชีตเลิกทำหน้าที่ต้นฉบับ

วันเปลี่ยนระบบก็อย่ากำหนดเป็นวันเดียว จะมีช่วงที่ต้องกรอกทั้งสองที่อยู่พักหนึ่ง ช่วงนั้นต้องเขียนให้ชัดพร้อมวันที่ว่าฝั่งไหนคือต้นฉบับ ถ้าเป็นต้นฉบับทั้งคู่ ก็เท่ากับย้อนกลับไปก่อนย้าย

เริ่มได้โดยไม่ต้องทิ้งสเปรดชีตที่ใช้อยู่

ไฟล์ที่ใช้อยู่สักสองสามแผ่นก็เป็นบทสนทนาแรกได้แล้ว งานเก็บและจัดระเบียบข้อมูลของ Weple เริ่มจากวางไฟล์เหล่านั้นเรียงกันแล้วจับชื่อคอลัมน์ให้ตรงกันก่อน ค่าตรงไหนถูกแก้ไปแล้ว หนึ่งแถวในแต่ละไฟล์หมายถึงสิ่งเดียวกันไหม ตอนนี้ไฟล์ไหนกำลังทำหน้าที่ต้นฉบับ เราจัดให้ชัดก่อนเริ่มสร้างอะไร งานคิดเป็นหน่วยแบบไหน เขียนไว้ที่หน้าค่าบริการ ถ้ายังชั่งใจว่าจะทำระบบอัตโนมัติก่อนย้ายดีไหม ลำดับในก่อนเลือกงานที่จะทำอัตโนมัติ ให้ขีดฆ่างานที่ไม่ควรทำก่อน น่าอ่านก่อน